לוח הזמנים ביציאה לשנת השתלמות

תהליך היציאה לשנת השתלמות הוא תהליך מובנה, המתבצע בשלבים ובלוחות זמנים מוגדרים.

החל משנת תשפ”א התהליך בינך לבין הקרנות מתנהל כתהליך דיגיטלי מקצה לקצה, באמצעות שירותים העומדים לשימושך במועדים הרלוונטיים, ומנחים אותך צעד אחר צעד בביצוע התהליך.

השירותים הדיגיטליים יקלו עליך את הגשת הבקשה וכל הטפסים הנלווים לבקשה ויהפכו את כל התהליך עבורך קל, פשוט, זמין בכל עת. אין צורך לשלוח אלינו בקשות בדואר, בפקס, בדוא”ל.
באמצעות השירות הדיגיטלי עמיתים המעוניינים לצאת לשנת השתלמות יכולים לבדוק את הזכאות ליציאה לשנת השתלמות, לסמן את הבחירה ואת תקופת ההשתלמות הרצויה בהתאם לזכאות (חצי שנת השתלמות או שנת השתלמות מלאה) ולהגיש את הבקשה ליציאה לשנת השתלמות.
ביום העסקים שלאחר הגשת הבקשה, ניתן יהי לצפות בשירות הדיגיטלי ליציאה לשנת השתלמות, כי הבקשה נקלטה בקרנות ההשתלמות ותהיה אפשרות לבצע בכל עת שינוי / עדכון לבקשה עד לסוף אוגוסט סמוך לתחילת שנת ההשתלמות.
כמו כן, לאחר קליטת הבקשה בקרנות ההשתלמות ופתיחת המערכת להעלאת מסמכים, ניתן דרך השירות הדיגיטלי: לחתום על טופס ההתחייבות, למלא את פרטי חשבון הבנק לצורך קבלת המענקים החודשיים, להגיש את הטפסים הנדרשים לצורך השלמת תהליך קבלת האישור ליציאה ועוד.

שלב

מה צריך לעשות?

עד מתי?

בדיקת זכאות

מה צריך לעשות?

לבדוק זכאות ליציאה לשנת השתלמות.

בדיקת זכאות לשנת השתלמות שעדיין לא החלה תבוצע באמצעות שירות דיגיטלי, המאפשר לקבל תשובה מיידית לגבי זכאותך ליציאה לשנת השתלמות בשנה”ל הקרובה.

במקרים אחרים ניתן לפנות באמצעות טופס דיגיטלי בו יש לבחור ב”משתלם/ מועמד ליציאה לשנת השתלמות” ובנושא “אחר”.

הערה: אם צברת יותר ממחזור חסכון אחד, ביציאה לשנת השתלמות ינוצל המחזור האחרון, עם 6 שנות הפקדה מלאות.
לפרטים והבהרות ניתן לפנות למוקד הטלפוני לשירות עמיתים בטלפונים: 03-7706060, 5339*.

30/6

קבלת אישור חל”ת מהמעסיק

מה צריך לעשות?

לפנות למעסיק ולבקש אישור חופשה ללא תשלום (חל”ת) לצורך שנת השתלמות/ שבתון.

יש להחתים את המעסיק על טופס אישור חל”ת המצורף כאן.

עובדי הוראה המועסקים על ידי המדינה יכולים להגיש בקשה מקוונת ליציאה לשנת שבתון בפורטל עובדי ההוראה.

האישור יוגש לקרנות באמצעות השירות הדיגיטלי.

עד מתי?

31/3

הודעה על יציאה לשנת השתלמות

מה צריך לעשות?

הגשת בקשה ליציאה לשנת השתלמות יכולה להתבצע על ידי עמיתים זכאים בלבד.

ההודעה תבוצע באמצעות שירות דיגיטלי בו עליך לבחור את תקופת ההשתלמות הרצויה בהתאם לזכאותך.

ביום העסקים שלאחר הגשת הבקשה יוצג בשירות חיווי כי הבקשה נקלטה.

עד מתי?

30/6

אימות נכונות פרטים אישיים

מה צריך לעשות?

השירות הדיגיטלי מציג את פרטיך האישיים. 

יש לוודא את נכונות הפרטים המוצגים!

עדכון הפרטים האישיים יבוצע באמצעות טופס דיגיטלי בו יש לבחור את השינויים הנדרשים:

  • “שינויים במעמד ודרגה”
  • “בקשה לשינוי שיעור ההשתלמות”
  • “אחר” – עבור בקשה לשינוי של כל פרט אחר

ולצרף צילום ת.ז. אסמכתאות בהתאם.

  

השלמת תהליך הבקשה ליציאה לשנת השתלמות                     

מה צריך לעשות?

השירות הדיגיטלי ינחה בהמשך התהליך, כולל:

1. חתימה על טופס התחייבות

עליך לקרוא בעיון את כל הסעיפים בנושא ההתחייבות והמשך החיסכון בקרן לאחר שנת ההשתלמות. עליך לסמן את כל ההצהרות בטופס, לחתום ולאשר משלוח לקרנות.

2. מילוי פרטי החיסכון הפנסיוני

מילוי הפרטים יידרש רק אם נדרש להמציא את פרטי החסכון הפנסיוני. יש לבחור או לרשום את את פרטי החיסכון הפנסיוני עפ”י הפרשות מעסיקיכם, ערב היציאה לשנת ההשתלמות ולצרף דו”ח תקופתי אחרון – שנתי או רבעוני) של החסכון הפנסיוני ולא דו”ח של גל / כלנית / רשף / הילה / קופת גמלהדו”ח צריך לכלול פרוט הפקדות ממעסיקך לקרן הפנסיה.

לתשומת לב: אם הינך מועסק/ת אצל יותר ממעסיק אחד וחוסך/ת בהתאם ביותר מחסכון פנסיוני אחד, יש לבצע שלב זה במערכת הדיגיטלית בגין כל חסכון פנסיוני בנפרד (לחזור על ביצוע השלב שוב). 

3. מילוי פרטי חשבון הבנק

פרטי חשבון הבנק שלך ימולאו על ידך במערכת.

יש לצרף צילום המחאה או אישור על ניהול חשבון בנק (על שמך בלבד) ) ותואם לפרטי חשבון הבנק שציינת (קוד בנק, מספר סניף, מספר חשבון).

עמיתים חברי קיבוץ: במידה והנך חבר/ת קיבוץ (חשבון הבנק הוא חשבון הקיבוץ) יש למלא “טופס הצהרה והתחייבות לשיפוי של חבר קיבוץ”, כולל סעיף אימות חתימה ע”י עו”ד  ולהגיש גם אותו.
קישור להורדת הקובץ.

4. הגשת טפסים/מסמכים נוספים

בשלב זה יש להעביר את המסמכים הנוספים הנדרשים לצורך השלמה תהליך היציאה לשנת השתלמות.
אין חובה להעביר את כל המסמכים באותו מועד.
ניתן לחזור אל המערכת לשלב זה בכל עת ולהוסיף עוד מסמכים.
לתשומת לב:
רשימת הטפסים / המסמכים תתעדכן במערכת יציאה לשנת ההשתלמות במסך “צפייה בסטאטוס המסמכים שלך ואישור בקשתך ליציאה לשנת השתלמות”, בהתאם לטפסים אשר יועברו על ידך לקרנות.
במידה ויישלח מסמך לא תקין, תפורטנה הערות במסך “צפייה בסטאטוס המסמכים שלך”.
אם צברת יותר ממחזור חסכון אחד, ביציאה לשנת ההשתלמות ינוצל המחזור האחרון עם 6 שנות חיסכון מלאות.

בהתאם להנחיית השירות הדיגיטלי יוגשו מסמכים או טפסים נוספים כמו:

  • תלוש שכר אחרון – יש לצרף תלוש שכר אחרון ערב היציאה להשתלמות מהמעסיק ממנו חסכת בקרן ההשתלמות.
    במידה והנך מועסק אצל יותר ממעסיק אחד, נדרש תלוש שכר אחרון מכל אחד מהמעסיקים.
    לעובדי בעלויות – במידה ויחולו שינויים מתלוש שכר האחרון ששלחת לתלוש שכר חודש אוגוסט (ערב היציאה) באחד מנתוני השכר (דרגה, ותק, הסכם שכר, אחוז משרה וכו’) יש לשלוח את תלוש שכר חודש אוגוסט באמצעות “צור קשר”.
    עמיתי משרד החינוך לא נדרשים לשלוח תלוש שכר אחרון. עדכון הנתונים יידווח ע”י משרד החינוך במהלך חודש ספטמבר, לפי שכר חודש אוגוסט.
  • טופס אישור העסקה רב שנתי – טופס זה מיועד עבור מי שמצוין לו בטופס ההתחייבות, כי עליו להמציא פרטי העסקה לשנים הנדרשות. (ניתן לראות מידע זה גם בלשונית נתונים אישיים).
    המעסיק (משלם המשכורת) נדרש לציין את היקף המשרה הממוצע השנתי לכל שנת לימודים נדרשת ולחתום על הטופס (חותמת +חתימה) ולמלא את פרטי החותם.

    קישור להורדת הטופס.
    לחילופין –ניתן  לצרף תלושי משכורת  מחודש אוגוסט של כל אחת משנות החסכון המנוצלות לשנת ההשתלמות.
    אם הנך מועסק ע”י יותר ממעסיק אחד, יש למלא טופס נפרד לכל מעסיק / להעביר תלושי משכורת חודש אוגוסט בגין כל מעסיק.
  • טופס תמריציםטופס זה מיועד עבור מי שמצוין לו בטופס ההתחייבות, כי עליו להמציא אישור ממונה על תמריצים. יש להחתים את הממונה על דיור ותמריצים במחוז על הטופס.
    קישור להורדת הטופס.
    לרשימת הממונים על דיור ותמריצים יש ללחוץ כאן
  •  

שימו לב:

  • עמית המועסק על ידי מספר מעסיקים יגיש תלושי שכר ואישורי העסקה מכל אחד מהמעסיקים.
  • אין חובה להגיש את כל המסמכים יחד. בכל עת (עד למועד האחרון שנקבע) ניתן להוסיף מסמכים ולצפות במסמכים שהוגשו קודם לכן.

עד מתי?

31/7

הגשת בקשה לאישור תוכנית לימודים

מה צריך לעשות?

השירות הדיגיטלי להגשת בקשה לאישור תוכנית לימודים, אשר ייפתח לדיווח במועד כפי שיתפרסם בחדשות ועדכונים בפורטל, יאפשר להזין את פרטי תוכנית הלימודים המבוקשת.

את הבקשה לאישור תכנית לימודים, יש למלא עד לתאריך 31 ביולי
סמוך לתחילת שנת ההשתלמות, באמצעות השירות הדיגיטלי להגשת בקשה לאישור תכנית לימודים.
יש להקליד את תכנית הלימודים המבוקשת (שם מוסד הלימודים, קוד המוסד, נושאי הלימוד, היקף שעות הלימוד ( 1 ש”ש = 28 שעות) ולשלוח לאישור הקרנות.
התקשורת הקשורה לבקשה לאישור תכנית לימודים / בקשה להשלמת מסמכים, תבוצע באמצעות השירות הדיגיטלי. הודעה מתאימה תשלח לתיבת הדוא”ל שלך.
ניתן לעקוב אחר מהלך האישור ממועד הקלדת תכנית הלימודים ועד לאישורה.

הנחיות ומידע מפורט על תכניות הלימודים ניתן למצוא בקישור.

ניתן להיעזר ביועצות המחוזיות, שפרטיהן נמצאים בקישור.  

לאחר אישור התכנית תשלח אליך בדוא”ל התוכנית המאושרת.

עד מתי?

15/8

אישור הקרנות על מוכנות ליציאה לשנת השתלמות

מה צריך לעשות?

עם השלמת כל הפרטים והמסמכים הנדרשים, אישור על זכאותך ליציאה לשנת השתלמות יוצג גם בשירות הדיגיטלי, בלשונית “סטאטוס המסכמים שלך ואישור בקשתך ליציאה להשתלמות”.

פרטי האישור יוצגו גם בשירות הדיגיטלי.

  

את השלבים ניתן לראות גם בסרטון המסביר בצורה ויזואלית את שלבי תהליך היציאה לשנת ההשתלמות.

פרסומים על המועדים או שינויים במועדים המחייבים מתפרסמים בחדשות ועדכונים למשתלמים.